Le casse-tête informatique des petites entreprises

S’il y a une « bête à chagrin » dans toutes les organisations, c’est bien l’informatique. Les entreprises n’échappent pas à la règle. Et elles sont démunies face aux innombrables spécialistes des solutions intégrées, des systèmes d’informations et autres gestion de bases de données. Les vertus du tout en un, vantée par les fournisseurs de logiciels, sont souvent un piège pour les PME, du moins les petites entreprises, qui ne disposent le plus fréquemment que peu de temps et de moyens pour un sujet aussi stratégiques pour elles. En fin de compte, la question qui se pose peut être la suivante : vaut-il mieux investir dans un système de gestion ou dans les personnes qui sont amenées à gérer les données ?

Combien faut-il de spécialistes pour régler un bête problème de connexion ? Trop, assurément... Le fournisseur du réseau nous renvoie à celui des appareils informatiques, qui nous dévie sur celui du logiciel, qui pense que c’est de la compétence de celui des relais ou du modem ou du routeur... En un jour, si vous avez de la chance, vous aurez fait le tour des spécialistes mais n’aurez toujours pas trouvé la solution. Et encore, ce n’est là qu’un simple problème ponctuel.

Si on envisage d’investir dans un logiciel de gestion, cela revient alors à remettre une partie de son avenir dans un système que l’on paie d’abord pour acheter, puis pour s’y former, puis pour le maintenir, et l’on découvre généralement assez rapidement qu’il ne répond que partiellement à nos besoins ou rend plus complexes des opérations qui paraissaient si simples avant. Remarquez, on peut encore payer une nouvelle fois pour les personnalisations qui nous conviennent...

Que l’on soit une micro entreprise ou une PME de taille respectable, l’informatique est un sujet délicat à aborder. Même les entreprises minuscules y ont recours, ne serait-ce que pour les courriels ou l’adressage des factures.

La bureautique a considérablement accéléré, sinon simplifié, le travail d’administration des entreprises. Pour les innombrables chef-fe-s de petites entreprises, le besoin est bien là, d’organiser et fiabiliser les données, ou de rendre plus efficace leur utilisation. Reste encore à savoir comment. Toutes ces petites entreprises sont au moins dotées d’un poste informatique, qui inclut un accès internet, une messagerie électronique, et généralement un tableur et un traitement de texte, voire un logiciel de présentation. Le tout la plupart du temps est largement sous-utilisé, faute de temps pour se former aux dernières versions (voire à la version d’origine). Dès lors, l’incertitude et la répétition des mêmes erreurs croît en même temps que le volume d’affaires. La déperdition d’énergie et les pertes de temps dus à une mauvaise utilisation du potentiel de ces outils de base en bureautique ne font qu’augmenter et peser davantage sur les charges au détriment de l’efficience et de la rationalisation. Du coup, les chef-fe-s d’entreprise envisagent d’investir... dans un autre système informatique.

Plusieurs raisons peuvent conduire à ce choix qui n’est pas toujours le meilleur. Tout d’abord, leur propre méconnaissance du potentiel des outils bureautiques qu’ils ont déjà acheté. Ensuite, la crainte de remettre en cause le niveau de maîtrise des collaborateurs ou collaboratrices à qui sont confiées ces tâches. J’ai fréquemment vu des chef-fe-s d’entreprise se satisfaire de certaines incompétences par gain de paix, par manque d’énergie pour faire changer les choses, ou tout simplement parce que « cette personne est sympa et je ne peux pas m’en passer ». Soit. Mais tout de même... Il suffit le plus souvent d’en parler et l’on s’aperçoit alors que le collaborateur ou la collaboratrice ne demandent pas mieux que de se former, en particulier si cette formation est directement utile pour ses tâches quotidiennes.

Il en va ainsi du domaine de la bureautique : nous avons tous un niveau de pratique qui nous indique nos limites. Mais cette même pratique pourrait souvent être améliorée si nous utilisions les multiples fonctionnalités qui nous sont offertes par ces logiciels. Et cela inclut une bonne partie de la gestion administrative d’une petite entreprise.

Pour autant, cette situation insatisfaisante ne peut être imputée uniquement à l’entreprise, ou a ses employé-e-s. Les offres de formations en bureautique sont aussi à pointer du doigt : des formations chères, lourdes, longues et couvrant largement plus que les besoins immédiats et concrets des utilisateurs et utilisatrices.

PERFORM propose depuis cet été les Ateliers « bureautique » : pratiques, concrets, efficaces ! D’une durée de un à trois soirs en fonction des thèmes abordés, ces Ateliers sont destinés à celles et ceux qui veulent rapidement maîtriser une fonctionnalité dont ils ont besoin, afin de gagner en efficacité et en rapidité. Ces Ateliers sont donnés plusieurs fois par année et seront complétés au fil des demandes. Accessibles, peu onéreux, ils devraient offrir une réponse à la question posée en titre : investir dans les personnes chargées de la gestion bureautique peut s’avérer le meilleur choix !

Pierre Fellay, directeur de PERFORM.

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