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Deuxième article de cette série consacrée aux Trucs & Astuces qui peuvent vous faciliter la vie ! Aujourd’hui, la matrice Eisenhower, un outil pas aussi simple qu’il n’y paraît mais qui, si l’on s’y tient, permet de gérer efficacement les priorités.

La méthode devrait son nom au général puis président américain Dwight David Eisenhower qui affirmait « J’ai deux types de problèmes : les problèmes urgents, et les problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont, en général, pas importants, et les problèmes importants ne sont jamais urgents ». Une méthode, appelée aussi la « matrice d’Eisenhower », est née de ce constat.

En quoi consiste la méthode ?

Elle consiste à classifier nos tâches dans un tableau à deux axes : Urgent / Important. Ces deux axes donnent 4 cadrans, comme l’indique l’illustration ci-dessous :

Eisenhower1

Jusqu’ici, rien de compliqué. Toute la difficulté de la méthode tient dans notre propre perception des deux critères : urgent, important.

Comment définir l’urgence et l’importance ?

Nous sommes en général facilement capables de déterminer ce qui relève de l’urgence ou non. La plupart du temps, un délai ou une échéance nous permettent d’en juger. C’est d’ailleurs cet axe qui guide le plus souvent le calendrier de nos activités quotidiennes et c’est précisément ce qui est faux, comme on le verra plus bas.

En revanche, la difficulté est toute autre lorsqu’il s’agit de définir l’importance d’une tâche. Il y a près de 2'000 ans, Sénèque disait déjà « Ayez surtout le souci de séparer les choses du bruit qu’elles font ». Autrement dit, objectivons ce que nous entendons par « importance », car notre appréciation est souvent sujette aux émotions, qui nous font parfois voir des priorités là où il n’y en a aucune.

Ainsi, l’importance d’une tâche doit être appréciée en fonction de l’impact que sa réalisation aura sur vos objectifs ou de ceux de votre entreprise qui sont liés à votre fonction dans celle-ci. Quelle valeur ajoutée apporte la réalisation de cette tâche ?

Se questionner, s’interroger sur cette notion permet de s’assurer de passer davantage de temps à travailler sur ce qui importe le plus. Sans cela, comme souvent, c’est le calendrier qui prend le pas, qui nous submerge, et nous ne nous focalisons que sur les tâches dont l’échéance est imminente - celles de l’axe « Urgent » - sans même connaître leur degré d’importance.

Comment fonctionne la matrice ?

Le tableau en quatre quadrants permet d’attribuer à chaque groupe de tâches un traitement spécifique :

Eisenhower2

 

 

 

En conclusion

Les deux critères de classement des tâches proposés par la matrice Eisenhower ont un aspect fondamentalement différent : l’urgence découle d’un fait, elle s’impose à nous. L’importance en revanche résulte de notre choix, elle s’appuie sur nos objectifs et la valeur que nous leur portons.

En privilégiant l’importance plutôt que l’urgence, nous choisissons plutôt que nous subissons.

Comme n’importe quelle méthode, la matrice Eisenhower n’est pas absolue et elle nécessite de la pratiquer régulièrement pour en tirer le meilleur parti. Et si elle ne vous convainc pas, aucun souci : il y a d’autres outils, d’autres méthodes, et nous y reviendrons prochainement.

Pierre Fellay, directeur de PERFORM.

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