Comment améliorer votre productivité (2) ? La matrice Eisenhower

Deuxième article de cette série consacrée aux Trucs & Astuces qui peuvent vous faciliter la vie ! Aujourd’hui, la matrice Eisenhower, un outil pas aussi simple qu’il n’y paraît mais qui, si l’on s’y tient, permet de gérer efficacement les priorités.

La méthode devrait son nom au général puis président américain Dwight David Eisenhower qui affirmait « J’ai deux types de problèmes : les problèmes urgents, et les problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont, en général, pas importants, et les problèmes importants ne sont jamais urgents ». Une méthode, appelée aussi la « matrice d’Eisenhower », est née de ce constat.

En quoi consiste la méthode ?

Elle consiste à classifier nos tâches dans un tableau à deux axes : Urgent / Important. Ces deux axes donnent 4 cadrans, comme l’indique l’illustration ci-dessous :

Jusqu’ici, rien de compliqué. Toute la difficulté de la méthode tient dans notre propre perception des deux critères : urgent, important.

Comment définir l’urgence et l’importance ?

Nous sommes en général facilement capables de déterminer ce qui relève de l’urgence ou non. La plupart du temps, un délai ou une échéance nous permettent d’en juger. C’est d’ailleurs cet axe qui guide le plus souvent le calendrier de nos activités quotidiennes et c’est précisément ce qui est faux, comme on le verra plus bas.

En revanche, la difficulté est toute autre lorsqu’il s’agit de définir l’importance d’une tâche. Il y a près de 2'000 ans, Sénèque disait déjà « Ayez surtout le souci de séparer les choses du bruit qu’elles font ». Autrement dit, objectivons ce que nous entendons par « importance », car notre appréciation est souvent sujette aux émotions, qui nous font parfois voir des priorités là où il n’y en a aucune.

Ainsi, l’importance d’une tâche doit être appréciée en fonction de l’impact que sa réalisation aura sur vos objectifs ou de ceux de votre entreprise qui sont liés à votre fonction dans celle-ci. Quelle valeur ajoutée apporte la réalisation de cette tâche ?

Se questionner, s’interroger sur cette notion permet de s’assurer de passer davantage de temps à travailler sur ce qui importe le plus. Sans cela, comme souvent, c’est le calendrier qui prend le pas, qui nous submerge, et nous ne nous focalisons que sur les tâches dont l’échéance est imminente - celles de l’axe « Urgent » - sans même connaître leur degré d’importance.

Comment fonctionne la matrice ?

Le tableau en quatre quadrants permet d’attribuer à chaque groupe de tâches un traitement spécifique :

• Le 1er quadrant regroupe les tâches qui doivent être traitées en priorité et par vous-même. Ces tâches sont la plupart du temps liées à une crises ou à une échéance incontournable. Ce sont des tâches qui ne peuvent être remises à plus tard sans préjudice, et qui sont à ce point importantes pour vous que seul vous pouvez les accomplir.

• Le 2ème quadrant est celui des tâches qui sont importantes pour vous, mais que vous pouvez « soigner » car vous avez du temps pour les réaliser. En bref, des tâches que vous devez planifier. Une bonne planification est essentielle car elle évitera de faire passer les tâches du quadrant II au quadrant I, par effet de procrastination ou de manque d’anticipation. Et c’est clairement aux tâches de ce quadrant que nous devrions tous consacrer le plus temps, car il s’agit en général de tâches liées au développement, à l’avenir.

• Le 3ème quadrant est « nourri » par des interventions d’autres personnes, qui vous sollicitent en fonction de leurs propres buts et selon leurs propres priorités. Ces tâches sont doublement chronophages : elles vous interrompent dans votre propre planification et vous devez consacrer du temps pour les régler. Le traitement adéquat et de les déléguer. Mais encore faut-il en avoir le pouvoir (hiérarchique) ou la possibilité (si l’on est seul-e). Si tel n’est pas le cas, et si vous voulez donner une chance de survie à votre planification, vous devez impérativement vous donner comme ligne de conduite de ne pas céder aux urgences des autres. Sans y consacrer trop de temps, sériez bien ce qui peut être transféré dans le quadrant 4 afin d’éviter que le nombre de ces urgences non importantes ne viennent – à nouveau – remplir vos agendas.

• Le 4ème quadrant enfin regroupe les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Ces sont des tâches dites de « divertissement » et vous ne devriez y consacrer qu’un temps extrêmement limité afin de vous concentrer sur celles qui importent.

En conclusion

Les deux critères de classement des tâches proposés par la matrice Eisenhower ont un aspect fondamentalement différent : l’urgence découle d’un fait, elle s’impose à nous. L’importance en revanche résulte de notre choix, elle s’appuie sur nos objectifs et la valeur que nous leur portons.

En privilégiant l’importance plutôt que l’urgence, nous choisissons plutôt que nous subissons.

Comme n’importe quelle méthode, la matrice Eisenhower n’est pas absolue et elle nécessite de la pratiquer régulièrement pour en tirer le meilleur parti. Et si elle ne vous convainc pas, aucun souci : il y a d’autres outils, d’autres méthodes, et nous y reviendrons prochainement.

Pierre Fellay, directeur de PERFORM.

PS : Si vous souhaitez rester informé de nos publications, suivez-nous sur Facebook, LinkedIn, YouTube et abonnez-vous à notre newsletter : c'est gratuit !