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Comment améliorer votre productivité ? La technique Pomodoro

pomodoroDans cette série d’article, dont vous découvrez le premier, nous allons passer en revue quelques outils simples à mettre en œuvre, concrets, peu révolutionnaires sans doute, mais diablement efficaces. En les adoptant, en les « customisant » selon vos préférences et vos envies, vous découvrirez sans nul doute quels sont les Trucs & Astuces qui sont faits pour vous ! Aujourd’hui, une méthode qui a déjà près de 40 ans mais ne prend pas une ride : la technique Pomodoro.

Cette technique doit son nom à son inventeur, Francesco Cirillo, qui utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate (« pomodoro » en italien) pour la mettre en œuvre.

Les moins jeunes d’entre nous se rappellent de ces minuteurs qui trônaient sur tous les plans de travail des cuisines avant que tout soit connecté et programmable… En général, ils avaient la forme d’un fruit ou d’un légume, mais quel que soit leur look, il suffisait de les remonter, de définir une durée, et une fois le décompte terminé, ils sonnaient pour nous avertir. Ils avaient une fonction toute simple : indiquer au bout de combien de temps il fallait passer à une autre étape. C’est exactement ce que propose la technique Pomodoro.

Chacun-e d’entre nous a un rythme de travail et une durée de concentration différents, mais l’on peut s’accorder sur le fait qu’une séance de 7 heures sans pause ne donnera pas un résultat phénoménal. La technique Pomodoro postule que les tâches qui demandent concentration et persévérance peuvent être découpées en séquences de temps réduites, entrecoupées de pauses, ce qui favorise la concentration, l’attention, et donc la productivité.

Comment s'y prendre ?

La technique se met en œuvre en 4 étapes :

  1. Choisissez la tâche que vous voulez effectuer. Pour cela, partez de votre liste de tâches et mettez-vous en situation de ne pas être dérangé-e. Interdisez que l’on vous importune tant que vous êtes dans un cycle « travail ». Déconnectez-vous, ou du moins passez en mode « silence » votre portable, vos alertes mails, et tous ces petits bips qui vous détourneront de votre tâche. Par ailleurs, ne choisissez pas quelque chose qui sera liquidé en quelques minutes ou que vous pouvez effectuer les yeux fermés : préférez une tâche importante, d’une certaine durée, et qui mobilise vraiment vos compétences.

  2. Mettez en route un minuteur pour un cycle de 25 minutes et travaillez sur la tâche que vous avez choisi d’effectuer. Ne faites que cela. Ne passez pas à une autre tâche tant que celle-ci n’est pas terminée.

  3. Après ce cycle, quel que soit l’avancement de votre tâche, faites une pause de 5 minutes. Une PAUSE, pas une consultation des mails qui vont vous trotter dans la tête durant le prochain cycle. Sortez de la pièce où vous travaillez, allez prendre une bouffée d’air frais, ou vous rafraîchir en vous passant de l’eau sur le visage, ou flânez quelques minutes en observant ce qui se passe dans la rue. Mais attention : 5 minutes, c’est 5 minutes. Tout l’intérêt de la technique Pomodoro tient dans son tempo régulier.

  4. Renouvelez ces séquences 4 fois de suite. Puis prenez une pause plus longue, de 15 minutes. Durant cette pause, faites ce que vous voulez, c’est pour vous. Certains contemplent plus longuement la rue, d’autres lisent leurs mails (ce qui n’est pas optimal), d’autres encore consultent leurs réseaux sociaux ou lisent la presse. Idéalement, prenez une vraie pause, buvez et grignotez quelque chose, relaxez-vous. Car ensuite, on recommence sur le même rythme : 25 minutes de concentration, 5 minutes de relaxation, ceci 4 fois de suite (ou du moins tant que vous pouvez travailler sans rendez-vous). A la fin de votre série de cycles, n’oubliez pas de mettre à jour votre système de gestion des tâches.

Les conditions de la réussite

En soi, la technique Pomodoro est simple et n’a rien de révolutionnaire. Elle est toutefois exigeante car elle remet en cause certaines de nos idées préconçues :

  • « Je dois être atteignable pour mes collègues ou mes client-e-s ». Vous l’êtes : 5 minutes chaque 25 minutes, et 15 minutes chaque deux heures. Et le recours à cette technique doit s’accorder à votre agenda. Bloquez-vous des plages horaires durant lesquelles vous pourrez vous mettre en condition de travailler sans dérangement ni rendez-vous. En dehors de ces plages, vous êtes accessibles.

  • « Je peux mener plusieurs choses en parallèle ». Bien sûr, mais la technique Pomodoro vise à améliorer votre productivité. La durée de concentration (focalisation) alliée aux brefs moments de détente vous fera gagner en efficacité et vous abattrez davantage de tâches en les enchaînant qu’en papillonnant de l’une à l’autre.

  • « Cette méthode est trop rigide ». C’est sa force, mais il est cependant souhaitable que vous l’adaptiez à votre rythme de concentration. Toutefois, testez-là d’abord. Vous avez appris à bien aller à vélo avant de lâcher le guidon. Toute technique doit être testée sur une durée suffisante pour pouvoir l’adapter utilement à sa propre expérience.

En fin de compte, chacun-e en tirera ce qui lui convient… ou pas. Il y a d’autres outils, d’autres méthodes, et nous y reviendrons prochainement.

Pierre Fellay, directeur de PERFORM.

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lundi 21 janvier 2019

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