Assistante de direction : une appellation d’origine contrôlée ?

Qui d’entre vous n’a jamais eu affaire à une assistante de direction ? Quelle image vous vient à l’esprit lorsque vous entendez ces mots ? Pour ma part, j’ai longtemps cru, lorsque je débutais dans ma carrière professionnelle, que seule la plus ancienne secrétaire un tant soit peu efficace avait droit à ce titre. Et pourtant, cette professionnelle peut être un réel atout pour l’entreprise. Sa formation fait l’objet d’une réglementation précise sur les qualités et les compétences qu’elle requiert. Et elle est protégée par un titre : « assistant / assistante de direction avec brevet fédéral ». Alors, que se cache au juste derrière cette appellation d’origine pas toujours contrôlée ?

Bon nombre d’entreprises mentionnent dans leur organigramme la présence d’une « assistante de direction ». Or en y regardant d’un peu plus près, on constate que le profil, le cahier des charges ou le parcours de ces titulaires n’ont que peu en commun, d’une entreprise à l’autre. En effet, la fonction se confond avec le titre, et la confusion qui en découle pénalise une formation riche et exigeante.

Cet amalgame entre le titre et la fonction occasionne bien des idées préconçues : une assistante de direction semble à l’abri de toutes les tâches subalternes, en tout cas si cela n’était pas demandé par le « Big Boss ». Souvent attachée au seul chef d’entreprise, elle règne sur le personnel administratif, à la fois crainte (car elle est proche « du pouvoir ») et enviée (car « elle ne fait que ce qu’elle veut bien faire »). Même les cadres ne savent pas toujours comment travailler avec celle dont ils se demandent bien ce qu’elle apporte à l’entreprise, elle qui est présente à la plupart de séances importantes, qui apporte son grain de sel et n’est pas toujours jugée très compétente.

Pourtant, à lire le descriptif des compétences acquises par les titulaires du brevet fédéral, une seule considération s’impose : une assistante direction avec brevet fédéral ayant la possibilité de recourir à l’ensemble de ses aptitudes dans l’exercice de ses activités est indiscutablement une chance pour l’entreprise !

Une formation à de multiples compétences... que l’entreprise doit utiliser !

Jugez plutôt : en matière de communication interne et externe à l’entreprise, les personnes ayant passé avec succès le brevet fédéral disposent de compétences touchant à la rédaction de documents internes, de documents commerciaux, l’animation, la conduite d'entretien et la technique de présentation, tout comme de la tenue de procès-verbaux de qualité. Tout ceci en deux langues au moins.

En bureautique, elles sont formées aussi bien sur le matériel que sur les logiciels, les réseaux, Internet, le courrier électronique et l’agenda. Elles sont des utilisatrices expérimentées pour le traitement de texte, les tableurs, les graphiques et les diaporamas. Elles sont aptes à gérer la sécurité et la protection des données, et connaissent l’ergonomie de la place de travail.

Elles maîtrisent les techniques de gestion de projet, par la gestion des délais, la résolution de problèmes, l’assistance de projets, l’organisation du travail, des déplacements professionnels, des réunions et des événements, l’analyse et la gestion des conflits.

Enfin, et ce n’est pas le moindre, elles disposent de solides connaissances en matière de compréhension entrepreneuriale, par leurs compétences en économie d’entreprise et leurs connaissances sur les interactions et les processus au sein de l'entreprise. Elles sont capables de se livrer à une vraie réflexion entrepreneuriale, savent lire et comprendre un bilan (liquidité, stabilité, rentabilité), et disposent de bonnes compétences de base en droit, marketing et relations publiques.

Investir dans cette formation est payant

Au contraire d’autres formations hyperspécialisées, le brevet fédéral d’assistant-e de direction valide un large éventail de compétences qui répondent à la fois aux besoins de la plupart des PME et aux aspirations professionnelles de leurs titulaires. L’assistante de direction est hautement qualifiée et agit comme lien entre la direction, les collaborateurs et les clients de l’entreprise. Elle appuie et décharge les cadres dans leurs fonctions et assure la permanence pour les collaborateurs/-trices ainsi que pour les clients internes et externes. Outre les tâches administratives les plus variées, elle est à même d’organiser des projets et des événements, d’élaborer des travaux multimédia et d’exploiter les informations vitales pour l’entreprise. Elle peut également assumer des fonctions d’encadrement des collaborateurs/-trices et prendre en charge la délégation des compétences.

En résumé, elle apporte une contribution essentielle au succès durable de l’entreprise. C’est pourquoi PERFORM propose depuis plus de 15 ans les cours préparatoires au brevet fédéral d’assistant-e de direction. Consultez notre offre à ce sujet et n’hésitez pas à nous contacter pour toute question !

Pierre Fellay, directeur de PERFORM.

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